Gestão de operação para técnicos de manutenção
Se você é um gestor de equipes de manutenção, precisa ter em mente a importância de fazer uma boa gestão de operações em sua empresa.
Uma gestão de operações pode ser definida como um tipo de gerenciamento feito, exclusivamente, para a execução de serviços de um negócio.
Esse tipo de gestão é importante, pois organiza todo o fluxo de prestação de serviços de uma empresa, do atendimento até o faturamento do trabalho.
Atualmente, gestores de manutenção possuem dificuldades com o gerenciamento de serviços, a confirmação de informações repassadas pelos técnicos, a roteirização de tarefas e a comprovação da qualidade dos serviços.
Por este motivo, a gestão de operações é uma prática que pode ajudar na resolução de diversos problemas da sua empresa.
Então fique ligado, pois neste artigo você aprenderá a fazer uma gestão de operação apropriada para seu negócio.
Como fazer uma boa gestão de operações?
Uma boa gestão de operação pode ser considerada resultado de diversas ações, como, por exemplo, o planejamento de tarefas, o controle de qualidade dos serviços, as melhorias na produtividade da equipe e a organização dos processos.
Confira a seguir dicas para fazer uma boa gestão de operações para sua empresa:
Planejamento
Saber realizar um bom planejamento para a empresa é essencial se você for um gestor de operações.
O planejamento de operações engloba os setores de prestação de serviços e gestão de ativos de uma empresa, para que ela atinja os melhores resultados.
O planejamento deve ser feito em cima de diversos fatores:
- Tipos de serviços oferecidos pela empresa;
- Procedimentos adotados pelos técnicos;
- Tempo de SLA de atendimento para os clientes;
- Fluxo de atividade dos colaboradores;
- Quantidade de peças e produtos no estoque;
- Disponibilidade de ativos.
O gestor deve organizar as ações planejadas, a fim de manter a operação sempre funcionando perfeitamente. Muitos gestores produzem checklists para que os técnicos sigam todos os passos do planejamento de modo correto.
Controle de Qualidade
Um gestor de operações precisa estar atento a qualidade da prestação de serviços de sua equipe de técnicos.
Afinal, ele é responsável por acompanhar a execução das ações de planejamento. Para fazer o controle de qualidade, é preciso verificar:
- O nível de cumprimento do SLA de atendimento da empresa;
- A qualidade das peças e materiais usados nos trabalhos;
- A qualidade técnica dos colaboradores que realizam os serviços.
Os resultados desse monitoramento podem servir como base para a melhoria dos serviços da empresa.
Os gestores podem fazer esse controle de duas formas:
- Pesquisa de satisfação: criação de um formulário para o cliente,a fim de saber se ele está satisfeito com as condições de atendimento e os resultados dos serviços prestados.
- Gestão de OSs: controle de dados das OSs da empresa. Assim, é possível reunir informações e verificar quais equipamentos e produtos mais falham, quais os tipos mais recorrentes de falhas e o tempo de resolução para cada problema.
Com essas informações em mãos, o gestor pode fazer a alterações em processos ou até mesmo se preparar melhor para o surgimento de demandas.
Seus técnicos precisam estar engajados com a visão da empresa. Uma ótima forma de mantê-los alinhados com essa necessidade é estabelecer padrões de qualidade para o atendimento e prestação de serviços.
A ideia é oferecer serviços com a maior qualidade possível para os clientes.
Produtividade
Um gestor de técnicos de manutenção sabe a importância de manter um elevado índice de produtividade para sua equipe externa. Para que isso aconteça, é preciso que o gestor se atente a alguns pontos da operação.
O primeiro passo é apostar em uma comunicação assertiva com sua equipe, instruindo os técnicos de forma clara e objetiva. Depois, você pode agir de forma estratégica, utilizando os pontos fortes de cada técnico a favor de sua gestão, agendando tarefas de acordo com suas afinidades.
Não esqueça também que técnicos trabalham com equipamentos na realização de serviços, por isso, disponibilize equipamentos que funcionem perfeitamente.
Outra dica importante é fazer a roteirização das tarefas de sua equipe.
Assim, você poderá montar a agenda de cada colaborador, de acordo com o nível de prioridade de atividades e proximidade dos clientes e economizar tempo de locomoção.
Confiabilidade
Um alto nível de confiança por parte dos clientes é um dos maiores reconhecimentos que uma empresa pode receber.
Se o seu cliente possui segurança nos serviços que sua empresa oferece, é mais provável que ele a indique a um conhecido.
Um gestor precisa se dedicar para que sua equipe entregue a melhor solução para os clientes, gerando, assim, mais confiança no nome da empresa.
Para isso, é preciso unir o planejamento e o controle de qualidade, a uma gestão baseada em dados, para melhorar os pontos fracos da empresa e manter todos os processos funcionando de forma permanente.
A melhor forma de gerar mais confiança no consumidor é cumprir prazos e realizar os serviços da melhor forma possível.
Flexibilidade
Um fato conhecido sobre a rotina de equipes de manutenção industrial é que imprevistos sempre acontecem. Dentro da produção, uma peça pode ser danificada ou um ativo pode falhar de forma inesperada.
Até mesmo na rotina operacional, o gestor deve se deparar com situações como, por exemplo, a falta de um técnico por motivos de saúde.
Por este motivo, o responsável pela gestão de operações deve estar sempre preparado para tomar decisões assertivas e imediatas e fazer com que o processo de produção, mesmo com os imprevistos, não pare de funcionar.
Nesse tipo de situação, é preciso contornar situações com agilidade, para que a operação geral não seja prejudicada.
Controle de processos
Uma boa gestão de operações é caracterizada pela execução e mensuração de todos os processos da empresa, de modo integral.
Os processos criados devem ser comunicados aos técnicos, de forma clara e detalhada. Assim, todos ficarão cientes sobre as ações e prazos.
Lembre-se também de acompanhar todos os resultados e alterar os processos que não estão dando certo para sua equipe. Uma forma eficiente para a gestão de operações é a automatização de processos do seu negócio.
Diversos gestores estão optando por usar sistemas de gestão de equipes externas para tornar sua gestão mais prática e assertiva.
Esses sistemas oferecem múltiplas funcionalidades, como, por exemplo, sistemas de check-in e check-out, cálculo de reembolso de despesas, OSs digitais, roteirização de atividades, dentre outras funções.
O importante é que os procedimentos estejam sendo acompanhados e que os dados possibilitem a melhoria da prestação de serviços de sua empresa.
A gestão de operações é a forma mais assertiva de manter sua empresa funcionando e ainda fidelizar seus clientes. Mas me diz aí, como funciona essa gestão em sua empresa?
Autor do artigo: Gabriel Rodrigues
Gabriel é publicitário e atualmente é co-founder e CEO da Auvo – Gestão de Equipes Externas. Trabalhou durante anos gerenciando equipes externas comerciais e técnicas e hoje ajuda outros gestores a obterem sucesso em suas jornadas.
