Certificação ISO 9001:2015 e sua implantação
Certificação ISO 9001:2015 é um sistema de gestão que tem por objetivo garantir a otimização de processos dentro de uma empresa para melhorar seu desempenho.
A ISO 9001:2015 é uma estratégia da alta direção de mostrar aos clientes e potenciais clientes que a empresa está comprometido em fornecer produtos com qualidade.
Embora não seja uma obrigatoriedade, ter uma certificação ISO 9001 é uma evidência de que a empresa mantém um padrão e requisitos de gerenciamento da qualidade em seus processos produtivos.
Certificação ISO 9001:2015, é preciso mesmo?
Mas antes disso a empresa precisa entender o quanto é importante ou não ela ter um SGQ implantado, o que isso pode contribuir com seu crescimento. E para entender isso o primeiro grande passo é conhecer a ISO 9001:2015.
Ou seja, inicialmente é necessário familiarize-se com a norma 9001 e entender seus conceitos chave. Todos os envolvidos na possível implantação devem ter uma compreensão dos requisitos da norma. E também dos procedimentos documentados e do tipo de documentos e registros exigidos.
Depois disso o passo seguinte seria tomar a decisão, e responder a pergunta: Por que implantar um SGQ na empresa? Temos vários fatores que podem influenciar a alta direção nessa tomada de decisão, que seriam:
- Conquistar a credibilidade da marca;
- Aperfeiçoamento dos métodos e processos;
- Satisfação dos clientes com produtos/serviços de qualidade assegurada;
- Fidelidade de clientes e conquistas de outros mais;
- Redução de custos;
- Garantia de uma melhoria continuada.
Com certeza todas essas possibilidades corroboram nessa decisão em ter um SGQ com base na certificação ISO 9001:2015.
Lembrando que esse projeto pode ser realizado internamente para posterior solicitação de empresa certificadora para fazer a auditoria. Ou toda essa preparação e adequação realizada em parceria com uma consultoria para posterior solicitação da empresa certificadora.
Implantação da ISO 9001:2015
Nessa fase onde já existe uma compreensão da norma e a alta gerência decidiu pela implementação da norma, é hora de criar uma equipe para liderar esse projeto.
Essa equipe deve ser composta por gestores de diferentes áreas da empresa, o que vai garantir o sucesso da transição para o novo Sistema de Gestão da Qualidade.
Passo 1: Pré implantação
Garantir que todas as pessoas envolvidas, desde a alta direção e equipe de implementação da norma, entendam o que a ISO 9001:2015 significa para o negócio.
E não menos importante, verificar todos os custos atrelados para o processo em questão. Isso é importante para definir qual a estratégia de implantação que será utilizado no projeto.
Uma vez definido a estratégia como o projeto vai acontecer, é necessário realizar o Gap Analysis da empresa. O Gap Analysis deve ser realizado com o objetivo de verificar a situação atual da empresa em relação ao SGQ.
Essa análise é um processo que as empresas usam para comparar seu desempenho atual com o esperado ao implementar um novo método de gestão.
O que pode atrasar o projeto de certificação ISO?
É preciso também identificar o que pode contribuir ou atrasar o andamento do projeto de implantação do SGQ. Podemos identificar isso por meio de alguns tópicos:
- Identificar os recursos necessários para andamento do projeto;
- Possíveis dificuldades técnicas (competências para elaboração atividades);
- Política, Visão e Missão implantadas de forma efetiva;
- Plano de negócios com análise de mercado;
- Indicadores Estratégicos, e de desempenho de processos, entre outros.
Baseado nas primeiras interferências reconhecidas, implantar suas soluções antes de continuar o processo de implantação.
Cronograma de implantação
Independentemente da forma definida para implantação da ISO 9001:2015, a sequência sugere a elaboração de um documento (cronograma). Nele serão necessários que sejam consideradas todas as etapas e atividades necessárias para uma efetiva implantação de um SGQ.
Esse cronograma visa manter corretamente a transição para a ISO 9001:2015, com um plano estruturado e bem definido. Usando a lista de tarefas criada a partir das análises na etapa de pré implantação.
Basicamente esse cronograma deve conter:
- Descrição de cada atividade
- Recursos necessários
- Responsável
- Prazo para conclusão
Passo 2: Etapas da implantação
A partir desse momento, a implantação do SGQ começa a tomar forma com uma sequência de atividades.
Planejamento do projeto:
- Preparar as agendas de reuniões para definições estratégicas da empresa. Servirá para validar a versão final do cronograma, definir o comitê da Qualidade, definir quais os processos da empresa, definir visão, missão, política e valores, etc.
- Plano de ação: definir as atividades como elaboração de documentos, treinamentos, estudos de viabilidade, entre outros.
- Palestras: aqui o intuito é passar as informações para todos os colaboradores da empresa.
- Iniciar a elaboração dos materiais de divulgação “Endomarketing” e Marketing Externo (banner, quadros, intranet, website, redes sociais, etc.).
- Preparar, agendar e realizar os treinamentos de interpretação dos requisitos da norma para todos os envolvidos que terão atuação direta no projeto.
- Elaborar os procedimentos padrão para o SGQ:
- Definição do Organismo certificador
Mapeamento e modelagem dos processos
Essa é a fase onde acontece de fato o mapeamento e a modelagem dos processos da empresa. Aqui surgem os procedimentos, instruções, formulários e documentos necessários para que os processos funcionem de forma controlada e eficiente.
Implantação dos processos
Esta é a etapa de execução, ou seja, quando será colocado em prática tudo o que foi desenvolvido na etapa de preparação/planejamento dos processos.
É necessário que seja criado um plano de implantação, buscando organizar todos os treinamentos que serão realizados.
Importante seguir um roteiro para isso:
- Agendamento para realização dos treinamentos para cada processo
- Monitoramento de cada etapa do cronograma
- Realização da análise crítica
- Elaboração do manual da gestão da qualidade
Manter registros do Sistema de Gestão da Qualidade é necessário para ser certificado pela ISO 9001:2015. Existem certos documentos que é preciso manter e outros que podem ser úteis para manter tudo funcionando como deveria.
A organização e preparação da documentação geralmente são feitas de acordo com a importância e relevância dos documentos.
Agora a empresa tem seu Manual de Qualidade, o que inclui a política e os objetivos de qualidade, bem como o funcionamento do sistema SGQ.
Ele terá descrições de todos os processos dentro do sistema e como eles interagem. Importante sempre voltar e consultar o SGQ sempre que implementar mudanças, isso para garantir que todas as descrições do processo estejam atualizadas.
Passo 3 – Verificação e ajustes do SGQ implantado
Nessa etapa os processos já estão devidamente implantados e operacionalizados ao ponto de gerar registros. Portanto se faz necessário que seja realizada uma verificação do SGQ implantado.
Após dois a três meses após o SGQ estar em pleno funcionamento, é necessário realizar auditorias internas em todas as áreas da empresa.
Isso para identificar quaisquer divergências dentro do escopo do seu SGQ – Sistema de Garantia da Qualidade. Quaisquer medidas corretivas que precisem ser tomadas devem ser realizadas de forma imediata. E caso necessário, a documentação deve ser revista e realização das devidas correções.
Para fazer essas auditorias é importante:
- Planejamento, agendamento e comunicação da auditoria interna;
- Realização da auditoria;
- Elaboração do relatório final;
- Plano de ação para tratar eventuais não conformidades;
- Plano de ação para tratar possíveis melhorias;
- Tratar as não conformidades com uma análise da causa raiz;
Passo 4 – Revisão do SGQ e seu desempenho
Depois da realização da auditoria interna e seu Sistema de Gestão da Qualidade estar instalado e funcionando por pelo menos seis meses, é importante revisar o progresso que o negócio está fazendo.
Esta revisão ajudará a equipe a identificar quaisquer tipos de problemas e as ações corretivas que precisam ser tomadas para que tudo esteja em linha com os requisitos da norma.
Nesse passo de revisão, pode ser identificado que mudanças precisam ser feitas na política de qualidade ou em seus objetivos.
Nessa revisão deve ser verificado:
- Resultados da auditoria
- Feedback do cliente
- Desempenho do processo
- Conformidade do produto
- Status das ações corretivas
- Ações de acompanhamento de revisões anteriores
- Alterações que podem afetar o sistema
- Recomendações para melhoria do sistema
Passo 4 – Certificação
É chegada a última etapa de todo o processo e a mais esperada, a auditoria externa para certificação da empresa. Importante seguir alguns tópicos:
- Fazer o agendamento junto ao organismo certificador;
- Verificar possíveis requisitos específicos da empresa certificadora;
- Acompanhamento da auditoria;
- Caso necessário, fazer as correções de possíveis não conformidades;
- Agendamento da nova auditoria para verificar as não conformidades;
- Encerramento do processo e certificação.
Passo 5 – Melhoria continuada
Estar certificado não significa que o trabalho terminou, pelo contrário, só está começando. Uma das necessidades que a norma ISO 9001:2015 exige é a recertificação a cada 3 anos, então manter o padrão do SGQ é necessário.
E mais, que as empresas certificadas continuem a mostrar melhorias na eficácia de seu sistema implementado. Os gestores devem sempre ter como objetivo satisfazer os clientes identificando melhorias dos processos em seu sistema.
Saiba mais sobre essa norma no link abaixo:
Conclusão
A implementação da norma ISO 9001:2015 é um processo complexo, muito mais detalhada do que foi explanado aqui. Uma decisão extremamente importante para as organizações que desejam aprimorar seus sistemas de gestão e alcançar a excelência operacional.
A ISO 9001:2015 fornece uma estrutura sólida e meios para o alcance da melhoria contínua dos processos organizacionais. E uma norma flexível que permite que empresas de todos os portes e segmentos adotem as melhores práticas.
Fonte bibliográfica:
