Documentação necessária na Manutenção

Luis Cyrino
1 out 2015
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Documentação da Manutenção

Dando sequência às fases de Controle do PCM, nessa matéria vamos falar sobre a importância em se formar uma documentação da área da Manutenção, necessárias para uma eficiente gestão e também para atender às auditorias internas e externas, muito comuns nas empresas que querem manter as boas práticas de governança. Vale ressaltar que essa documentação está dividida em arquivos físicos e arquivos eletrônicos como veremos alguns exemplos nesta matéria.

Documentação da Manutenção, quais seriam?

Por experiência própria como Gestor de Manutenção e tendo passado junto à área do PCM por várias auditorias tanto internas como externas, segue abaixo alguns itens que sempre fomos auditados:

Planos de manutenção;

São todos os cronogramas, registros e relatórios das manutenções preventivas ou planejadas, aqui é necessário ter arquivos físicos organizados por áreas, máquinas e equipamentos para que o pessoal da manutenção possa ter acesso fácil para consulta sobre manutenções anteriores. Também é necessário ter em arquivos digitais para possuir uma rastreabilidade, isso normalmente fica em softwares de manutenção ou na falta dele, arquivos em pastas públicas de rede, sempre garantidas por backups.

Instrução de trabalho;

Esse documento pode ter outros nomes como “POP” (procedimento operacional padrão), são passos detalhados de como executar certas atividades padrão da manutenção com foco nas formas e meios de execução, segurança, ferramentas, etc.

Solicitações de manutenção;

Aqui são tratados sobre os registros físicos dos pedidos de manutenção seja ela de qualquer tipo, porém o foco são as ordens de serviço de corretiva, devidamente preenchidas e arquivadas por certo período conforme convencionado com a gestão. Como normalmente esse documento é registrado em software ou numa pasta pública de rede, aconselha-se guardar fisicamente por pelo menos três meses.

Inspeções periódicas fundamentais;

SPDA: (Sistema de Proteção contra Descargas Elétricas), popularmente chamado de para-raios exigido em todas as edificações industriais.

Termografia: são aquelas inspeções principalmente em sistemas elétricos para detecção de possíveis variações de aquecimento acima do normal que pode ser provocado por um mau contato, oxidação, desgaste ou mesmo sobrecarga de um circuito.

Vasos de pressão: São feitas essas inspeções de Segurança inicial e deve ser feita em vasos novos, antes de sua entrada em funcionamento, no local definitivo de instalação, devendo possuir exame externo, interno e teste hidrostático, depois periodicamente conforme a categoria do vaso de pressão.

Todas essas inspeções citadas acima, geram um documento / laudo com possíveis falhas e ações para corrigi-las. Esses são documentos (físicos) normalmente exigidos nas auditorias e que devem estar em local de fácil acesso e identificados na área da Manutenção, também podem ser salvos em arquivos eletrônicos.

Itens de controle (KPIs)

São aqueles indicadores de desempenho da Manutenção em forma de gráficos com dados mensais, são documentos que demonstram que a gestão está comprometida com os resultados. Nesses indicadores devem conter os planos de ação para tratativa dos desvios com as análises das causas raiz. Esses documentos são mostrados de forma física e em arquivos eletrônicos de onde são gerados por meio dos dados de coleta da Manutenção.

Procedimentos

É um método ou um processo, maneira através da qual alguma coisa é feita e na Manutenção tem vários procedimentos necessários a serem implantados conforme um fluxo de atividades comuns a todos os manutentores, isso garante que todos farão da mesma forma. E procedimentos todos devem conhecer pois qualquer um pode ser auditado para saber se o mesmo conhece e sabe como faz, por exemplo:

Fluxo da ordem de serviço de corretiva desde a sua emissão até a sua conclusão e onde deve ficar, todos devem ter o mesmo entendimento.

Conclusão

Como podemos ver nessa matéria a documentação tanto físicas ou em arquivos eletrônicos da Manutenção é muito importante pois trata de todo o método de gestão da área e sua eficácia, além de atender a boa governança, às exigências legais e das auditorias.

Na próxima publicação descreveremos mais uma das fases do controle do PCM referente à criticidade de máquinas e equipamentos (classificação ABC). Deixe seu comentário, sua opinião é muito importante.

Comentários

49 respostas para “Documentação necessária na Manutenção”

  1. wagner disse:

    Boa noite !

    Sou Eletrotécnico e precisa de um modelo de procedimentos para meus eletricistas se puder ajudar agradeço !

  2. Sandro disse:

    Bom dia estou iniciando um trabalho de implantação de PCM ´seria possivel voce passar alguns documentos relacionados a documentação ,planilha modelo de cadastro e controle de equipamentos

  3. Robson A. Marques disse:

    Boa noite.

    Estou começando o PCM em uma empresa que mesmo tendo máquinas CNC de ultima geração, ainda não tem nenhum tipo de planejamento e controle por parte da manutenção.

    Gostaria de pedir uma ajuda por onde começar e se possível alguma documentação à respeito.

    Obrigado.

    Att

    Robson

  4. Fabio Oliveira disse:

    Bom dia Luis,

    Tenho conhecimento em PCM e manutenção centrada em confiabilidade, porém eu não sei como registrar as etapas ou processos em arquivo físico ou eletrônico para o setor de Qualidade ou auditorias na manutenção.
    Você teria um modelo ou uma referência de como seria essa documentação ? Como fluxogramas, critérios de escolha de atividades de manutenção preditiva / preventiva / corretiva (Classificação ABC), enfim, como ficaria registrado todas essas informações em um único documento físico ou eletrônico.
    Abraço

    Fabio

    • Luis Cyrino disse:

      Olá Fabio boa tarde. Na realidade toda documentação não se trata de um único documento, por exemplo:
      – cronograma de preventivas: fica arquivado no software de manutenção se tiver ou em planilha excel no computador da área de PCM e manter cópias físicas em pastas por máquina ou por setores;
      – OS de corretivas: você pode definir em guardar fisicamente os últimos 90 dias de registro e todos os registros anteriores, arquivado em software ou planilhas em excel;
      – procedimentos: verificar junto a sua área da Qualidade o padrão da empresa para registro de procedimentos, a decisão de quais procedimentos de Manutenção devem ser elencados na área da Qualidade deve ser definido entre os gestores pois tudo que registra nessa área é auditado. Todo procedimento deve ter uma cópia física na área de manutenção para que todos tenham conhecimento.

      Como bem explicado na matéria são documentos necessários para se mostrar evidências que a Manutenção tem um controle de suas atividades ou seja, em resumo se você diz que faz, tem que mostrar como faz e onde está escrito isso, é assim que os auditores trabalham, com evidências que sejam palpáveis ou visíveis. Não sei se consegui responder, dúvidas me retorne pelo e-mail “manutencaoemfoco.com.br” e podemos continuar a debater o assunto.

      Luis

      • Fabio Oliveira disse:

        Boa noite Luis,
        A empresa na qual trabalho ainda não possui nenhum procedimento nem documentação, a não ser as ordens de Man. Corretiva.
        Por esta razão gostaria de um modelo de como registrar os procedimentos e fluxogramas, pois a empresa também esta em fase de implementação de ISO9001 e precisam das esquemáticas de funcionamento da manutenção e eu estou sem rumo por onde começar a registrar e elaborar as informações.
        Grato.

        • Luis Cyrino disse:

          Fabio você deve começar por exemplo com essas ordens de corretiva, elaborar um procedimento e fluxograma de como elas são feitas, desde o início da sua emissão até a sua conclusão e onde são registradas, esse procedimento é muito importante. Estou enviando no seu e-mail dois modelos de procedimentos também essenciais para a manutenção. Nos falamos por lá então, abraço.

          Luis

          • Christian disse:

            Luis, boa tarde.

            Trabalho em uma empresa que está na mesma situação relatada pelo Fábio Oliveira, onde faz-se apenas solicitação de manutenção corretiva.

            Eu comecei elaborando um fluxograma, para definir o passo a passo da solicitação de uma OS, porém estou com dificuldade em criar e organizar uma documentação própria para manutenção preventiva e corretiva. Documentação esta que é passível de auditorias internas e externas.

            Como sou novo na área de manutenção, gostaria de pedir uma ajuda sua e, se possível, o envio de modelos de documentos e/ou controles para dar início neste trabalho.

            Sobre a postagem, ela foi bastante informativa. Obrigado por compartilhar a sua experiência.

            Grato.

          • Luis Cyrino disse:

            Olá Christian, nossa intenção é essa mesmo, compartilhar e na medida do possível ajudar pessoas como você a dar início num trabalho de melhorar a eficiência da manutenção. Vou passar algum material para você via seu e-mail, caso tenha dúvidas ou precise de outros materiais me retorne.

            Luis

          • Matheus Martins disse:

            Olá Luis, boa tarde!

            Seria possível me encaminhar os mesmos materiais que enviou para o Christian?

            Parabéns pelos excelentes artigos!

            Grato

  5. Bom dia, trabalho com termografia com foco na manutenção predial, poderiam me enviar artigos com respeito ao assunto, estou pesquisando no momento inspeção em barramentos blindados “busway”.

    Agradeço desde já sua atenção

    M. Oliveira

  6. thiago felipe de macedo disse:

    bom dia, estou querendo implantar um modelo bom de documentação dos equipamentos que produzimos,
    hoje fazemos um que é feito a muito tempo e que não nos atende mais, gostaria de saber se você tem algum padrão que eu consiga implantar aqui..
    aguardo um retorno.
    Att.
    Thiago felipe de macedo.
    thiago@astemautomacao.com.br

  7. Marco Firmiano disse:

    Boa Tarde Luis,

    Parabéns pelas suas publicações, estou sempre acompanhando e repassando para a equipe em nossos DSS.

  8. Fernando Gonçalves disse:

    Boa tarde Luiz,

    Nossa empresa tem um sistema para controle de ordens de serviço.
    Tivemos uma orientação para registrar as manutenções prediais feitas e as que estariam sendo feitas (cronograma).
    Tem algum modelo de documento para isto?
    Se puder ajudar agradeço.

    Att
    Fernando

    • Luis Cyrino disse:

      Fernando obrigado por seu questionamento, então vamos lá. Realmente é importante todas as intervenções de manutenção serem controladas mesmo as de predial, tenho uma sugestão para você. Todas as solicitações de manutenção predial devem ser feitas nos moldes do que sua empresa já utiliza para outras manutenções, ou seja, via uma OS e o PCM faz o registro das mesmas e libera o serviço, isso ajuda a controlar o que se pede inclusive ajuda a controlar os custos dessas OS, trabalhei dessa forma e deu muito certo.Tenho uma planilha de controle de OS que você poderia usar para fazer isso, inclusive gera um gráfico com as OS em andamento e concluídas, vou enviar no seu e-mail. O importante é que pedidos de predial passem pelo mesmo processo de outras solicitações de manutenção, mesmo que algumas sejam feitas por vocês mesmos.Espero ter ajudado, confira no seu e-mail o arquivo, dúvidas me retorne.

      Luis

  9. EVANDRO LUIS ASSIS disse:

    Olá Luis!
    Estou iniciando trabalhos numa empresa de Prestação de serviços na area de manutenção mecanica ,eletrica .
    Preciso de procedimentos de como gerenciar essas manutenções.Você tem algo que ajude ?

    Obrigado!

    Evandro

  10. RIcardo disse:

    Olá… Bom Dia..
    Estou começando o PCM em uma empresa de alimentos (Cereais), ainda não tem nenhum tipo de planejamento e controle por parte da manutenção Elétrica e Mecânica.
    Já Baixei algumas planilhas que já estou ultilizando.
    Mas ainda esta muito vago, hoje em nossa filial apenas uma linha de produção, mas futuramente pretende aumentar. Então quero deixar tudo bem organizado.

    Gostaria de pedir uma ajuda por onde começar e se possível alguma documentação à respeito.

    Desde já…
    Muito obrigado.

    • Luis Cyrino disse:

      Olá Ricardo, no site tem muitas matérias sobre o PCM que podem lhe orientar, são matérias sequenciais sobre o planejamento e controle da Manutenção, peço que veja as mesmas e depois me contate para que eu possa lhe ajudar com mais clareza. Preciso entender o que você espera fazer e qual o apoio da empresa para que você possa implementar as ações necessárias. Vou lhe enviar um e-mail com algumas informações e nos falamos por lá, ok?

      Luis

  11. Gostei muito desse assunto porque estou estudando MBA em gerencia de manutenção

  12. Edson Carvalho disse:

    Bom dia, Trabalho em uma Empresa que tem diversas filiais, já temos o PCM implantado nas filiais e na matriz e estamos replicando para as filiais mais gostaria de saber se você tem um modelo de auditoria de PCM para eu implementar e poder fazer auditorias nas filiais.

    • Luis Cyrino disse:

      Olá Edson tudo bem? Não tenho nada pronto mas posso preparar um modelo baseado nas auditorias externas da certificação da ISO 9000. Se lhe interessar me dá um toque. Vou aproveitar o seu pedido e preparar uma matéria sobre o tema, obrigado.

      Luis

  13. GLADSON EULER LIMA DA SILVA disse:

    Boa tarde. Luis as suas matérias são eficientes e vão ao encontro dos profissionais de manutenção que muitas vezes não sabem nem por onde começar quando se trata de documentação. Parabéns por seu desprendimento em ajudar as pessoas. Fique com Deus.

  14. Walter Bastos disse:

    Luís, tudo bem?

    Por acaso você tem um modelo de plano de manutenção preventiva anual? Se tiver me encaminhe por favor no meu e-mail. Aproveito para somar meus parabéns a você pela atitude incondicional de multiplicar conhecimento, valeu!!!

  15. Walter Bastos disse:

    – Mais um vez obrigado Luís!!!!!!!!!!!!

  16. ANDERSON OLIVEIRA VALERIO disse:

    Luis, bom dia !

    Eu gostaria de um procedimento de manutenção (PCM), para se aplicado na equipe elétrica que realiza manutenção em máquinas e equipamentos.

    • Luis Cyrino disse:

      Olá Anderson!!! Um procedimento precisa ser bem específico quanto ao seu objetivo e como você coloca no seu pedido está muito genérico. O que você pretende exatamente com esse procedimento, é fazer com que a equipe saiba como atender a um chamado de corretiva por exemplo? Peço a gentileza de ser mais específico me dizendo o que realmente quer tornar padrão na sua manutenção. Se quiser ente em contato direto pelo e-mail:

      contato@manutencaoemfoco.com.br

      Luis

  17. wai hei wong disse:

    Bom dia Luis, eu estou iniciando um trabalho de implantação de PCM ´seria possivel voce passar alguns documentos relacionados a manutenção, como ordem de serviço, planilha de controle, Instrução de Manutenção de equipamentos (em geral) e alguns documentos relacionados com a Instrução de montagem e desmontagem de máquinas e equipamentos.

  18. Flavia Silva disse:

    Boa Tarde, trabalho na manutenção em PCM, preciso incluir no meu procedimento Intervenção de alto impacto em maquinas industriais, porem não acho dados para poder criar.
    Voce tem algum modelo, ou artigo que possa me enviar ?

    Desde já agradeço.

    Att.
    FláviaSilva

  19. Édipo Mendes disse:

    Olá Luis, bom dia!
    Será que você poderia me enviar algum modelo de fluxograma para manutenção corretiva.
    Estou tentando desenvolver esses procedimentos aqui na empresa que trabalho e um modelo para me nortear seria de grande valia.
    Desde já agradeço. E parabéns pelo trabalho.

  20. Camilo Alves dos Reis disse:

    Quanto Tempo Necessário de Guarda (Em arquivo Físico) dos Documentos Citados Neste Artigo ?

    • Luis Cyrino disse:

      Olá Camilo, obrigado por seu questionamento. Hoje com a tecnologia dos softwares que registram todas as informações da manutenção, você se garante tendo isso tudo em arquivo eletrônico. Basicamente tudo o que você puder comprovar via registros eletrônicos, não precisa manter em documento físico. É uma questão da gestão em querer ou não manter documentos para fácil consulta por exemplo, da equipe de manutentores sem precisar acessar um PC. Temos o caso das inspeções como SPDA, termografia e inspeção dos vasos de pressão, normalmente você receberá laudos em arquivo eletrônico e também impressos e assinados pelos responsáveis, cabe nesses casos arquivar esses documentos nas pastas desses equipamentos por tempo indeterminado ou pelo menos dos últimos 5 anos, na minha opinião. Na verdade eu desconheço prazos impostos para que se faça isso, as vezes são orientações das melhores práticas de gestão.

  21. ORLEI DE ASSIS CATTANI disse:

    Bom dia Luis!
    Estou iniciando um trabalho de manutenção na área hospitalar você poderia me passar alguns modelos de controle de manutenção.

    • Luis Cyrino disse:

      Orlei no blog você encontra controles como MTBF, MTTR, modelos de indicadores para gestão a vista, procedimentos de lubrificação, instruções de trabalho, fluxo e modelo de ordens de serviço, entre outros.

  22. Rodrigo Queiroz disse:

    Depois que passei a pesquisar mais no blog manutenção em foco, agreguem mais valores no meu desenvolvimento profissional.

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