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Procedimento na Manutenção e sua elaboração

Procedimento de modo geral é a ação de proceder ou o método de executar certas atividades. Trata-se do conjunto sequencial de ações (passo a passo), que permitem realizar um trabalho de forma correta e dentro de um padrão.

Exigências e/ou necessidade de um procedimento

Esse termo “Procedimento” era muito comum na versão da ISO 9001:2008, mas com a nova versão de 2015 pouco ou quase nada se fala nesse termo. A ideia é fazer algum tipo de “informação documentada” que pode ser procedimento, fluxograma, mapa de processo, etc.

O lema é fazer algo que todos entendam e que corrobore para melhores resultados. Portanto, o procedimento continua valendo, mas não é a única ferramenta, podemos elaborar outros tipos de documento que possa levar aos mesmos resultados.

Já nas normas regulamentadores (NRs), temos o procedimento de segurança e também de trabalho, uma das determinações contidas na NR-12 em seu item 12.130 conforme descrito abaixo:

“Devem ser elaborados procedimentos de trabalho e segurança específicos, padronizados, com descrição detalhada de cada tarefa, passo a passo, a partir da análise de risco”.

Procedimentos também fazem parte da ABNT – NBR, as normas brasileiras. É um conjunto de normas e regras técnicas relacionadas a documentos, procedimentos ou processos.

Procedimento e termos relacionados 

Também conhecemos um Procedimento como POP – Procedimento Operacional Padrão ou como IT – Instrução de Trabalho. Todos esses termos com a mesma finalidade, descrever o passo a passo de uma atividade. E mais importante que isso, é definir um padrão de execução para certas atividades essenciais.

A ideia básica é que documentos como um procedimento são importantes e são como ferramentas. Portanto não se deve fazer procedimentos ou outros tipos de documentos sem uma real necessidade e usabilidade. O foco sempre deve ser a melhoria dos processos e métodos e trabalho, seja qual área de uma empresa.

Procedimento na Manutenção

No caso da Manutenção, primeiro é preciso definir algumas atividades programadas ou emergenciais que possam acontecer, e listar o passo a passo. Atividades essas que como sugestão, tenha como premissa a necessidade da realização de uma análise de risco.

Isso não quer dizer que para atividades sem risco não devamos fazer um procedimento, caso julguemos necessário. O foco aqui é definir como elaborar um procedimento e na Manutenção muitas atividades de risco requerem esse documento.

E sabemos que muitas atividades da Manutenção precisam de procedimentos de trabalho e segurança, principalmente na área elétrica.

Para esse procedimento não pode faltar uma das premissas mais importantes da segurança do trabalho. Falamos da APR – Autorização Preliminar de Risco, instrumento que garante o conhecimento de todos os envolvidos sobre as necessidades pertinentes ao exercício dessa atividade.

Tais como isolamento da área, EPI e/ou EPC necessários além dos já de uso habitual, andaimes, cintos de segurança, etc.

Como elaborar esse procedimento?

Um procedimento tem um formato padrão que podemos utilizar independentemente da atividade a ser executada. É o que chamamos de nomenclatura onde temos um formato padrão para inserir os dados que desejamos.

Para o nosso caso veremos um modelo padrão de procedimento que consta os seguintes itens:

1. Cabeçalho / Título do procedimento

Nessa parte inicial do documento colocaremos o título do procedimento de forma a ficar claro a qual atividade estamos falando.

É necessário ser bem específico usando termos técnicos que não deixe dúvidas no propósito do procedimento. Também podemos usar a logomarca da empresa colocando normalmente a esquerda.

2. Glossário (termos e siglas)

Um glossário é uma lista alfabética de termos, expressões e siglas de um determinado domínio de conhecimento com a definição e finalidade dos mesmos.

Isso é importante para que não fique dúvida alguma sobre alguns termos ou siglas usadas no procedimento. E como sabemos, na Manutenção temos muitos termos e siglas técnicas que as vezes pode gerar alguma dúvida.

3. Objetivo

Nessa parte de objetivo descrever de forma clara o que se espera, finalidade do passo a passo de certa atividade ou rotina de trabalho. Quando alguém ler os objetivos de um procedimento, deverá entender claramente o que se espera desse documento.

4. Documentos de referência

Muito importante para dar credibilidade ao procedimento, mostrar que está embasado em alguns documentos importantes.

Devemos relacionar numa ordem alfabética e/ou cronológica, referências utilizadas para elaboração, ou que complementem o entendimento do procedimento.

São documentos internos ou externos (leis, decretos, portarias, instruções normativas, etc.). Isso traz uma referência importante para cada procedimento criado, de forma específica, e que devem ou podem ser consultados para melhor compreensão.

5. Área(s) e função(ões) envolvidas

Nesse item do documento descrever as áreas envolvidas na execução do passo a passo desse procedimento. No caso da Manutenção pode ser as áreas da elétrica e mecânica, ou uma delas somente.

Ou mesmo incluir o PPCM, alguma empresa terceirizada e outras possibilidades pertinentes. O importante é esclarecer quem faz parte desse documento e necessárias para sua execução.

E caso necessário, também descrever as funções como eletricista sênior, lubrificador, mecânico pleno, soldador, entre outros.

6. Descrição da atividade (passo a passo)

Aqui vem o coração do procedimento, a parte mais essencial onde as atividades são descritas numa ordem cronológica. Precisa ser um passo a passo numa sequência lógica de execução.

Essa parte merece ser revisada várias vezes para que fique extremamente didática, sem erros. Claro que todas as partes do documento são importantes, mas essa é que define que a atividade seja realizada 100% de forma eficiente.

7. Observações importantes

Sempre teremos algo a relatar que se torna importante mencionar num procedimento. São informações relevantes que podem sanar quaisquer dúvidas sobre algum item que não está especificado nas outras partes do documento.

São observações bem específicas para cada tipo de procedimento que durante sua elaboração ficam se evidenciando como necessários.

8. Formulários e/ou documentos correlatos

Nesse item é para ser relacionado algum tipo de formulário ou documento que traz alguma referência importante. Isso no que se refere na execução de alguma parte deste documento.

9. Fluxogramas

Inserir alguma representação gráfica que seja importante para a sequência do passo a passo. São os famosos fluxogramas com sua representação esquemática de um processo.

10. Rodapé / Histórico de revisões

Nesta parte final de cada página do documento ficará as descrições de algumas informações importantes. Nessa parte fica identificado a data, responsável pela elaboração, aprovação e datas de revisões do procedimento.

Conclusão

Com as informações contidas neste artigo podemos elaborar um procedimento adequado quando as necessidades da Manutenção. Basta elencar cada atividade que se faz necessário nesse documento para sua execução segura e em conformidade com um padrão.

Teremos casos que não seja pertinente a utilização de algum dos títulos listados acima, isso é comum na elaboração de um procedimento. Nesses casos ele fica na lista normalmente, basta inserir a inscrição “Não se aplica ao documento”, na sua seção. Podem existir outros formatos de procedimento, mas a base de sua elaboração é certamente essa. Uma vez definido os itens que compõe o documento, ele se torna padrão para qualquer área e atividade de uma empresa.

Caso precise de ajuda na identificação e elaboração dos procedimentos necessários na Manutenção, entre em contato, podemos propor as melhores soluções para sua empresa.