Backlog na Gestão da Manutenção

Luis Cyrino
5 jul 2017
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Backlog na Gestão da Manutenção

Backlog refere-se a um log (resumo histórico) de acumulação de trabalho num determinado período de tempo, é uma espécie de “estoque de folhas de requisições/encomendas de clientes” relativas a produtos ainda não produzidos. Grosso modo, Backlog é uma “pilha de pedidos” em espera.

Backlog também pode ser uma medida de tempo (dias, horas etc.) que representa o período em que uma determinada força de trabalho (equipe) pode finalizar uma determinada carteira acumulada de serviços. Esta medida de tempo sinaliza a necessidade de se aumentar ou diminuir o tamanho desta equipe.

É importante que seja qual for a definição utilizada, certifique-se de que todos na organização conheçam e entendam o significado do termo Backlog. A ressalva é, cabe ao Planejador da Manutenção assegurar que, uma vez que os pedidos de trabalho estejam autorizados, o planejamento vá em frente para converter essa solicitação de manutenção para uma ordem de serviço.

Cálculo do Backlog

Backlog = HHE / HHD

HHE: Homem x Hora estimado, ou seja, horas que se julga ser necessário para executar os serviços necessários.

HHT = Homem x Hora disponível da mão de obra efetiva de cada membro da equipe para cada dia de trabalho.

A Hora-Homem disponível deve levar em consideração algum tipo de perda, pois nenhum profissional estará 100% dedicado aos serviços de manutenção, sendo necessário estimar um percentual da sua carga horária, em que estará dedicado a outras tarefas ou perdas de tempo naturais. Esse percentual de perda deve ser avaliado e definido pela gestão, normalmente este valor gira em torno de 15/20%.

O índice ideal do Backlog como um indicador da Manutenção seria que o mesmo fosse sempre igual a 1. Esse valor indica que a equipe de Manutenção estaria exatamente dimensionada para atender as necessidades de manutenção que estão sendo necessárias.

Já um índice de Backlog menor do que 1 indica que a equipe está superdimensionada. Por outro lado, um índice de Backlog maior do que 1 indica que existem mais serviços para serem executados do que a mão-de-obra disponível que a equipe está em condições de executar.

Recursos de mão de obra insuficiente

Embora algum nível de atraso de manutenção seja aceitável e inevitável, o nível adequado de atraso de manutenção deve ser determinado em relação a cada necessidade de negócios.

A manutenção requer mão-de-obra e uma equipe com recursos suficientes terá uma pequena carteira de manutenção, enquanto uma equipe com recursos insuficientes terá um grande atraso de manutenção que está crescendo o tempo todo.

O cenário ideal é um Backlog de manutenção que é estável e controlável, mesmo que a instalação tenha sido atingida com um número recorde de quebras de emergência. Manter um equilíbrio entre a alocação de recursos e os custos associados à manutenção é essencial.

Quando considerar que os serviços de manutenção estão acumulados?

O Backlog de manutenção pode ser determinado para toda a operação de manutenção ou pelo recurso existente. As empresas consideram que o contexto e o nível de risco associado a cada determinado ativo determinam o nível de atraso aceitável. Os ativos de baixo risco toleram Backlog de manutenção mais longos, enquanto os ativos de alto risco já não toleram.

Manejo de manutenção para ativos de maior risco

O Backlog de manutenção para ativos de maior risco pode colocar um negócio saudável em uma situação arriscada. Os riscos notáveis como de maior risco incluem falhas em máquinas e equipamentos, não cumprimento dos requisitos obrigatórios de segurança contra incêndio e legislação legal em matéria de segurança e perdas de produção.

Gerenciamento do Backlog de Manutenção

É muito difícil medir ou controlar o Backlog de Manutenção sem um sistema eficaz de gerenciamento dos recursos disponíveis do setor. Um software adequado para a Manutenção ajuda sobremaneira o Gestor a controlar o que precisa ser feito ao dar-lhes visibilidade total do Backlog.

O gerenciador de manutenção também pode usar os dados do Backlog de manutenção para determinar se eles estão com recursos disponíveis ou não. Ao usar um gerenciador para acompanhar o trabalho devido, as empresas podem controlar o atraso de manutenção e aumentar a disponibilidade e a confiabilidade de seus ativos.

Alguns aspectos de Gestão do Backlog:

  • Definição ou ajuste dos objetivos
  • Definir / acordar prioridades
  • Estabelecendo as responsabilidades e relacionamentos da organização
  • Medição e análise do desempenho
  • Auditoria nos processos

Esta estrutura para a ação gerencial produzirá um sistema de gerenciamento formal para o controle de Backlog de manutenção e é um componente essencial na gestão da Manutenção.

Conclusão

Em um mundo corporativo dos negócios onde as reduções orçamentárias muitas vezes afetam as áreas de apoio de uma organização antes de outras áreas “mais críticas”, como no caso da Manutenção por exemplo, seus gestores estão cada vez mais obrigados a fazer mais com menos.

O Backlog nesse caso é um dos indicadores chave para o sucesso no gerenciamento das prioridades, direcionando as forças de trabalho como uma das alternativas para cumprir com as necessidades do dia a dia.

Fonte bibliográfica: http://www.lifetime-reliability.com

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