Atrasos da Manutenção, como gerenciar?

Luis Cyrino
18 ago 2017
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Backlog na Gestão de atrasos da Manutenção

Atrasos na manutenção – Como visto em outra matéria inicial sobre o tema, Backlog refere-se a um log (resumo histórico) de acumulação de trabalho num determinado período de tempo. Backlog é uma espécie de “estoque de folhas de requisições/encomendas de clientes” relativas a produtos ainda não produzidos.

Grosso modo, Backlog é uma “pilha de pedidos” em espera. Backlog também pode ser uma medida de tempo (dias, horas etc.) que representa o período em que uma determinada força de trabalho (equipe) pode finalizar uma determinada carteira acumulada de serviços. Esta medida de tempo sinaliza a necessidade de se aumentar ou diminuir o tamanho desta equipe.

Dando continuidade a matéria sobre Backlog, vejamos a seguir como poderíamos fazer a gestão quanto aos atrasos.

Os detalhes da gestão de atrasos envolvem:

Gerenciando pedidos de trabalho.

Desenvolvimento de ordens de trabalho, preparação do trabalho e procedimentos de reparo.

Programação de trabalho.

Execução do trabalho e acompanhamento dos trabalhos em andamento.

  1. O primeiro passo no gerenciamento do Backlog exige que o trabalho seja devidamente identificado e priorizado por manutenção e operações em conjunto.

Deve ser realizado um exame rigoroso do trabalho solicitado. Isso eliminará o trabalho duplicado, o trabalho concluído, o trabalho indesejado e as modificações (as modificações precisam passar pelo processo de “gerenciamento de mudanças ou de melhorias”, as modificações precisam de engenharia e aprovação).

  1. Planejamento de manutenção, desenvolvendo um programa detalhado para alcançar um fim.

É a preparação avançada de um trabalho específico

Ele garante que a tarefa seja realizada de forma eficiente e efetiva;

Ele garante que toda a logística necessária tenha sido coordenada para que a fase de execução do trabalho ocorra em uma data futura;

É o processo de análise detalhada que determina e descreve o trabalho a ser realizado, a sequência de tarefas associadas, os métodos a serem utilizados para o desempenho e os recursos necessários, incluindo: Habilidades, Tamanho da equipe, Hora do homem, Peças, Materiais, Ferramentas e equipamentos especiais;

Uma estimativa do custo total;

Identificação de precauções de segurança;

Permissões necessárias;

Requisitos de comunicação;

Documentos de referência – manuais de fornecedores, desenhos, diagramas de fiação etc.

Coordenação

Compacta os esforços logísticos de reunir todos os recursos necessários para que o trabalho esteja pronto para ser agendado;

Interfaces com: Compras, Suprimentos, Operações, Engenharia e Manutenção;

Revisando todos os trabalhos prontos para ser executado e decide sobre a prioridade.

  1. Agendamento (quando fazer o trabalho!)

É o processo pelo qual os recursos trabalhistas, recursos e equipamentos de suporte são alocados / designados para empregos específicos em um horário fixo (muitas vezes quando as operações podem disponibilizar qualquer equipamento / sistema associado).

O cronograma representa quando a organização espera que a tarefa seja realizada e quando os recursos estiverem disponíveis.

  1. Execução do trabalho e acompanhamento dos trabalhos em curso.

O trabalho de manutenção correto está sendo concluído no momento certo com os recursos certos? O gerenciamento de Backlog envolve o planejamento e programação corretos.

O ideal é para um melhor entendimento é que o Backlog seja calculado diariamente, isso porque os serviços de manutenção têm grande variabilidade de carga de trabalho de um dia para outro.

Com o mês fechado, então podemos fazer uma avaliação mensal e assim teremos uma média do Backlog, um número que nos confere uma maior assertividade para entendimento da situação.

Tendências de Backlog ajudam a gerir a tomada de decisões. Existem várias maneiras de medir Backlog. Esses são:

Medição do atraso total;

Backlog por tipo de manutenção (mecânico, elétrico, lubrificação, etc.);

Backlog do plano de manutenção (o PM não foi concluído no mês em que foi devido) e;

Backlog de segurança crítica.

Todos são excelentes indicadores de desempenho e dão uma imagem geral onde o trabalho está sendo construído, escasso ou crítico, permitindo gerenciar as operações de manutenção.

As ordens de serviço podem permanecer não finalizadas por uma variedade de razões: 

  1. Peças de reposição ou consumo não disponíveis para completar o serviço:
  2. Os técnicos de manutenção (com habilidades necessárias) não estão disponíveis para o serviço:
  3. Problemas com o equipamento que necessitam de solução de especialista externo terceirizado:
  4. O Serviço parou porque uma tarefa de maior prioridade surgiu:
  5. A Ordem de serviço não é mais necessária: por exemplo, você pode ter uma verificação de manutenção preventiva mensal em que um filtro seja substituído.
  6. Não é possível obter acesso ao equipamento/localização, pois está em uso: É comum não poder completar o serviço porque outro departamento (por exemplo, operações) ainda o esteja usando e não podem pará-lo para manutenção.
  7. Alguém esqueceu: isso acontece com mais frequência do que imaginamos, especialmente quando se tem muitas ordens de serviço para acompanhar.

Conclusão

Como vimos nesta e na matéria anterior, o Backlog é um excelente indicador da Manutenção, suas tendências evidenciam algumas tomadas de decisões quanto ao quadro de colaboradores, métodos de manutenção quanto a sua eficácia, qualidade dos serviços prestados, assertividade das programações entre outros.

 

Fonte bibliográfica: http://www.lifetime-reliability.com

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