Certificação ISO alcançada, e agora como manter?

Luis Cyrino
3 maio 2021
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Certificação ISO alcançada, e agora como manter?

Certificação num conceito amplo é uma declaração formal de comprovação emitida por quem tenha credibilidade ou autoridade legal. Essa certificação deve ser formal, baseado seguindo um ritual e ser formalizado em um documento. A certificação deve declarar ou dar a entender, explicitamente, que a comprovação solicitada está conforme.

Certificação ISO

Certificação de qualidade ISO é um conjunto de normas reconhecidas em todo o mundo, que alinham padrões de qualidade, gestão, questões ambientais, entre outros. As empresas que possuem esses certificados ganham destaque no mercado, oferecendo um diferencial aos consumidores que optam pelos seus serviços.

Buscando a certificação

Todo processo de certificação ao ser optado por uma empresa gera muito trabalho, dedicação e comprometimento de todos seus colaboradores. A sinergia entre todos é parte fundamental para se adequar aos seus próprios métodos e processos.

E mostrar para a empresa certificadora que tudo o que está escrito é realizado de forma a satisfazer a qualidade de um produto ou serviço. A primeira etapa de todo esse processo inicial é a implementação, ou seja, adequação de todo o processo da empresa conforme as diretrizes da norma.

Em seguida a empresa contrata um organismo certificador independente que fará uma auditoria minuciosa verificando se a implementação está de acordo com a norma. Estando tudo nos conformes, o órgão certificador emite a certificação para a empresa e já se pode comemorar essa conquista.

Mas não pára por aí não, agora vem a parte tão importante quanto o da certificação. Estamos falando da manutenção da conformidade dos padrões de qualidade de todos os processos da empresa.

Manter a certificação, eis o desafio!!

Como qualquer melhoria de um processo com a implementação de metodologias, ferramentas ou normas, manter isso sempre foi motivo de alerta. Sabe aquela situação onde o comodismo entra em ação? Pois é, sempre vem aquela velha mania de “relaxar” depois de um trabalho árduo.

O problema é que essa atitude se não for monitorada e contida pode levar tudo a perder e uma recertificação ser negada. Isso mesmo, uma certificação ISO tem validade de 3 anos, após isso será necessária uma recertificação.

E ter que passar por todo aquele trabalho, rever e reparar muitos desvios, as chamadas “não conformidades” mostrará a falta de comprometimento da empresa.

Para que isso não aconteça são necessárias algumas ações que devem fazer parte da rotina da empresa. A seguir temos algumas dessas ações que deveriam fazer parte dessa rotina.

  • Programa de auditorias internas multidisciplinares

Uma auditoria interna como o próprio nome sugere, é aquela realizada pela própria empresa. Normalmente são realizadas um ou duas vezes por ano após a certificação, isso porque a norma ISO não especifica essa periodicidade. O que fazem normalmente é recomendar para que seja realizada basicamente com essa periodicidade, o importante é que seja feita.

Segue nos moldes da auditoria externa quando da certificação, nesse caso é realizada pelo pessoal da própria empresa. Fazem o trabalho de auditar seus próprios sistemas, processos e procedimentos. Isso para verificar se os padrões do sistema de gestão e qualidade estão sendo seguidos conforme estabelecido.

Esses auditores internos são formados por uma equipe multidisciplinar devidamente treinada para ser um auditor. São formados por profissionais de diferentes áreas de conhecimento da empresa, assumindo uma postura de um auditor externo.

  • Treinamentos de capacitação e atualizações

Eis aqui uma situação que deveria ser comum nas empresas, não somente por aquelas que tem certificações a manter.

Sabemos que para manter um alto índice de qualidade dos serviços, profissionais de todas as áreas da empresa precisam ter o conhecimento devido.

De nada adianta ter tudo bonito no papel em seus métodos e processos e sua execução deixa a desejar. Então umas das premissas para manter uma certificação deve passar pelas constantes atualizações do conhecimento de todos.

  • Alta direção focada e comprometida

Outro item importante a se destacar é a necessidade de os “comandantes” da empresa não deixarem esfriar aquele ímpeto quando da certificação.

O comprometimento precisa vir de cima e “cobrar” dos seus gestores e colaboradores em geral a mesma garra e manutenção de resultados.

Uma das pautas em algumas das reuniões de resultados, deve sempre buscar entender se a implantação das diretrizes das normas está sendo atendidas.

  • Foco nos indicadores e KPIs

É muito comum esse trabalho focado em indicadores de performance nas empresas, as chamadas reuniões de resultados. A questão que deve sempre estar evidenciada são os chamados “Fato, Causa e Ação”.

Uma empresa certifica em normas da ISO e/ou outras normas, tem como premissa sua excelência em seus métodos e processos. E para manter isso é necessário tratar fortemente qualquer desvio que surgir que comprometa seus resultados.

Para isso temos que trabalhar com esse tripé do “Fato, Causa e Ação”. Ou seja, o que aconteceu, porque aconteceu e o que será feito para não acontecer de novo.

E esses indicadores e/ou kPIs devem ser estratégicos com o negócio da empresa e que seja realmente monitorado, bem de perto.

Entenda a diferença entre Indicadores e KPIs

  • Programa de melhoria contínua

Outro item importante para manutenção dos padrões de uma certificação, é não parar de trabalhar com a melhoria continuada.

Não se pode acomodar achando que em “time que está ganhando não se mexe”, devemos mexer sim. Afinal tudo pode ser melhorado de alguma maneira, as tecnologias estão aí para corroborar com essa premissa.

Manter equipes de trabalho focadas na melhoria contínua deve ser uma das estratégias de gestão de toda empresa.

  • Atualizações das normas vinculadas à certificação

As normas em geral sempre estão sendo atualizadas, portanto a empresa deve estar focada em entender qualquer mudança.

E essa tarefa e outras relacionadas, poderia ser realizado pelos auditores internos. Ou seja, a formação permanente de uma equipe multidisciplinar com esses auditores com o objetivo de ser os guardiães dessa certificação.

  • Mao de obra qualificada e especializada

Já falamos num tópico acima sobre a necessidade de treinamentos e atualizações dos colaboradores da empresa. Neste tópico aqui, a necessidade é de investir em mão de bora qualificada, isso é uma vantagem competitiva para qualquer empresa.

E não estou falando somente de pessoal para compor o quadro de colaboradores. Isso também serve para aquelas contratações de serviços de terceiros e fornecedores em geral.

Tudo isso faz parte de um processo que determina a qualidade de uma empresa, sua credibilidade em fornecer produtos ou serviços que atendam às necessidades de seus clientes.

  • Gestão comprometida

Manter uma equipe de gestores de alta qualidade e comprometimento é outro item importante na manutenção de qualquer certificação. Todas as premissas para manter e buscar a melhoria contínua vem das equipes de chão de fábrica e as áreas que as suportam.

Portanto, os gestores em geral devem estar sempre comprometidos nas melhores práticas de gestão. Importante para isso também é passar esse pessoal por reciclagens voltados para gestão de pessoal.

E claro, para cada função específica, o profissional deve ser qualificado o bastante, tanto nas qualificações técnicas como as comportamentais.

Conclusão

Um processo de certificação depois de concluído, traz com certeza muitos benefícios para uma empresa. O que fica as vezes sem a percepção interna, é que esses benefícios não são usufruídos em sua forma plena.

É aquela cultura organizacional que precisa ser mudada com essa nova realidade e que às vezes passa por dificuldades de absorção. É de se imaginar, por já passei por isso, que durante uma certificação a pressão interna é grande.

E isso não precisaria ser assim quando se tem um planejamento robusto e inteligente para os períodos do antes, durante e depois de uma certificação.

Os itens aqui relacionados acredito que podem corroborar para que uma pós certificação não passe por tantas dores de cabeça assim. E você tem algo a acrescentar ou discordar de algo que foi dito aqui?

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