Matriz de responsabilidades
Matriz de responsabilidades é um instrumento muito eficiente na atribuição de diversos níveis de responsabilidades nas diversas atividades de um processo ou projeto.
A delegação é uma parte essencial do papel do Gestor de um projeto ou de processos, portanto é importante identificar os papéis e responsabilidades de cada membro de um projeto ou de uma equipe de trabalho.
Como Gestor, é importante que você defina as expectativas das pessoas envolvidas no seu projeto ou área de trabalho.
Tanto para projetos específicos como para uma equipe de trabalho em processos industriais, exigem o envolvimento de muitas pessoas. E como evitar uma situação em que as pessoas podem estar confusas ou sem entendimento para realizar uma determinada tarefa ou atividade.
Igualmente difícil é lidar com uma situação em que ninguém se apropriará dessa tarefa e tomará uma decisão. Portanto, é preciso que as pessoas saibam seu nível de responsabilidade dentro da equipe. E também saber quando eles devem envolver seu Gestor, ou quando devem exercer seu julgamento pessoal.
Como funciona a Matriz de responsabilidades
Uma matriz de responsabilidades, cujo modelo mais conhecida é a Matriz RACI, descreve o nível de responsabilidade de várias funções ou pessoas na conclusão de tarefas ou resultados necessários para algum projeto ou processo.
Para cada tarefa ou entrega, um nível de responsabilidade é atribuído na matriz a cada função ou pessoa. Frequentemente, as tarefas são atribuídas a uma função em vez de uma pessoa específica, pois pode haver mais de uma pessoa preenchendo uma função ou uma única pessoa pode estar ocupando várias funções.
No entanto, quando várias pessoas preenchem a mesma função (vários mecânicos, por exemplo), mas não se espera que as tarefas atribuídas a essas pessoas se sobreponham muito, talvez seja melhor usar nomes reais em vez de funções.
Isso é especialmente verdadeiro quando existe alguma chance de confusão sobre exatamente quais papéis os indivíduos estão preenchendo.
Modelo RACI para definir responsabilidades
Uma matriz RACI é usada para discutir, acordar e comunicar papéis e responsabilidades para equipes de trabalho. O modelo RACI é uma ferramenta direta usada para identificar funções e responsabilidades e evitar confusão ou conflitos de interesses sobre essas funções e responsabilidades.
Sem papéis e responsabilidades claramente definidos, é fácil para que as equipes de trabalho se depararem com problemas. Quando as pessoas sabem o que a Gestão espera delas, é mais fácil realizar suas atividades no prazo, dentro do orçamento e com o nível correto de qualidade.
Em uma matriz RACI, existem quatro níveis de responsabilidade, cada um dos quais corresponde a uma das letras no nome. Os níveis são:
Responsável:
Aqueles que recebem o nível de responsabilidade para realizar a tarefa ou atividade. Para cada tarefa ou entrega, deve haver pelo menos uma pessoa com este nível de responsabilidade.
No entanto, outras pessoas podem ser delegadas para ajudar numa mesma tarefa ou atividade. Deixar especificado se são pessoas de mesmo nível de responsabilidade ou não definindo se for o caso, quando essas pessoas ter apenas um papel de apoio.
Accountable:
Gestor/líder responsável: Pessoa autorizada a aprovar o resultado das atividades em questão. A conclusão de cada atividade está sujeita à aprovação da pessoa que é realmente responsável por ela. Cada atividade deve ser aprovada apenas por uma pessoa, gestor ou líder.
É um erro se este tipo de responsabilidade não é atribuído ou se a responsabilidade por uma área específica é atribuída a várias pessoas. Geralmente isso resulta em uma situação em que ninguém é responsável pelo assunto em questão, ou todo mundo acha que o trabalho será feito por outra pessoa.
Por outro lado, uma situação em que ninguém é responsável pela aprovação de uma atividade, pode causar também a não realização ou execução malfeita do mesmo sem gerar o resultado esperado.
Consultado:
São pessoas a quem é atribuído o nível de responsabilidade de serem procurados para dar suas opiniões durante o trabalho para concluir a tarefa ou entrega.
Ou mesmo ajudam a rever o resultado do trabalho para garantir que ele atenda aos objetivos necessários. Eles são tipicamente especialistas no assunto ou aqueles que podem ser diretamente afetados pelo trabalho.
Normalmente são pessoas das áreas solicitantes do trabalho a ser realizado, uma simples verificação se o realizado está de acordo com o solicitado.
Informado:
São aqueles a quem é atribuído o nível de responsabilidade de acompanhamento do serviço, geralmente são mantidos atualizados sobre o progresso do trabalho.
E também serem notificados quando o trabalho ou atividade estiver concluído e liberado para a pessoa ou setor solicitante. Normalmente, esse tipo de comunicação na área de manutenção recai sobre o pessoal do PPCM ou na falta destes, o pessoal da liderança, responsáveis na atribuição das atividades em questão.
Entenda um pouco mais sobre as responsabilidades da área do PPCM, clique AQUI
Há duas regras que a princípio, não deveriam ser quebradas:
- Para todo e qualquer tipo de processo, deve-se ter ao menos um responsável pela sua execução(R) e uma autoridade pela sua aprovação (A);
- Uma atividade, seja ela qual for, não pode ter mais do que um “aprovador”(A).
Vejamos baixo um modelo de Matriz de responsabilidades (RACI):
Os principais benefícios na utilização da matriz de responsabilidades são:
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Facilidade de rastreio das informações
Saber quem é o “dono da tarefa” encurtará o caminho até a informação desejada, disso não há dúvida.
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Melhora na responsabilização das tarefas
Devido a não documentação das responsabilidades, ocorre, muitas vezes, o conflito entre os departamentos pelo simples fato de que ninguém sabe quem deve executar uma determinada tarefa.
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Otimiza o contato entre os membros da equipe
Entender quem são os membros da equipe e suas responsabilidades é importante pois otimiza o contato entre eles quando necessário. Ter as atividades e seus responsáveis para todos os níveis da matriz de responsabilidades bem documentadas, com certeza evita possíveis contratempos.
Como vimos neste artigo, independentemente do modo como você usa para definir as responsabilidades, essa atribuição é de vital importância para que toda a equipe entenda as suas funções e responsabilidades. Só entendendo onde se quer chegar e de que modo isso deverá acontecer é o primeiro passo para o alcance dos objetivos e metas.
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