Melhoria contínua e seus princípios
Melhoria contínua é a busca contínua de aperfeiçoamento de produtos, serviços ou processos. O conceito básico da melhoria contínua está intrinsicamente descrito como “contínua”, ou seja, em todo momento.
Segundo W. Edwards Deming, melhoria contínua era vista como parte do “sistema” pelo qual o feedback do processo e do cliente era avaliado em relação às metas organizacionais.
Uma outra definição, e mais ampla é a do Institute of Quality Assurance, que definiu “melhoria contínua como uma mudança gradual e sem fim. Com foco em aumentar a eficácia e / ou eficiência de uma organização para cumprir sua política e objetivos.
Ou seja, a melhoria contínua não se limita somente nas iniciativas de qualidade. E sim numa melhoria na estratégia e resultados de negócios, relacionamento com clientes, colaboradores e fornecedores. Todos numa relação de negócios podem estar sujeitos à melhoria contínua.
Tipos de melhorias
Mas precisamos mencionar que ao tratarmos de melhorias, isso pode ser feito por meio de dois tipos: melhorias incrementais ou revolucionárias, onde:
Melhoria incremental: são aquelas melhorias de menor complexidade e custo, implementação rápida e de fácil entendimento. São realizadas ao longo do tempo, de baixo para cima, caracterizando assim o melhor conceito sobre “Melhoria contínua”.
Melhoria revolucionária: são aquelas melhorias de maior complexidade e custo, implementação mais demorada. São realizadas em momentos e/ou necessidades específicas, de cima para baixo, sendo esse modelo menos caracterizado como melhoria contínua.
Metodologias usando a Melhoria contínua
As empresas em geral usam várias metodologias para estruturar um processo de identificação e atuação de acordo com as oportunidades de melhoria. Metodologias como o Six Sigma, Kaizen, Lean Manufacturing, Toyota Production System – TPS, TPM e outros.
Embora essas metodologias tenham suas diferenças, o objetivo final está intrinsicamente ligado à melhoria contínua. Baseado nesse conceito, o modelo de melhoria contínua utilizado está mais alinhado ao tipo de melhoria incremental. Isso não caracteriza ou define que o modelo de melhoria revolucionária não seja utilizado.
Pelo contrário, usando os conceitos e técnicas de implementação de melhorias é que se pode chegar a grandes e impactantes melhorias.
Princípios da Melhoria contínua
Com base em vários conceitos e entendimento sobre melhoria continua e sua aplicabilidade, chegamos a alguns princípios. Portanto, os princípios que norteiam a melhoria contínua são resumidos em seis tópicos:
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Melhorias baseadas em pequenas mudanças
Esse conceito é importante porque grandes mudanças costumam ser assustadoras e desestabilizadoras para as organizações.
Ao abordar a mudança em pequenos passos (melhoria incremental), isso reduz o fator “medo” e aumenta a velocidade de implantação da melhoria.
Ao seguir este princípio, a organização não precisa esperar por uma mudança estratégica ou o lançamento de um novo produto para começar a avançar.
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As ideias dos colaboradores são valiosas e essenciais
O modelo de melhoria contínua na identificação de oportunidades depende muito dos colaboradores, não apenas da alta administração.
Sabemos que os problemas no “chão de fábrica” impactam diretamente nos resultados do negócio. Essa melhoria de baixo para cima é eficaz porque os colaboradores estão mais próximos dos problemas. E, portanto, tem a vivência diária dos processos produtivos e mais condições para resolvê-los.
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As melhorias incrementais normalmente tem custo baixo
Os colaboradores tendem a se concentrar em pequenas mudanças que podem ser realizadas sem muitos gastos. Na verdade, muitas ideias se baseiam em melhorar ou até mesmo eliminar algumas etapas dos processos.
Isso é uma excelente maneira de ter certeza de que cada atividade agrega algum valor para o cliente e reduz o esforço desperdiçado. As vezes temos resultados impressionantes com pequenas mudanças, aquela ideia tão simples que passava despercebido pelas pessoas.
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Colaboradores assumem responsabilidade e envolvimento na melhoria
Fazer com que as pessoas mudem a maneira como sempre fizeram as coisas não é tarefa fácil. Isso acontece quando as mudanças sempre vêm de cima para baixo, são mais imposições do que uma melhoria.
Para tornar isso mais fácil é importante dar voz ativa às mudanças originadas nas linhas de frente. Quando as pessoas apresentam ideias para melhorar seu próprio trabalho, elas enxergam intrinsecamente o valor das mudanças.
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A melhoria provoca reflexão
O feedback constante entre os colaboradores é um aspecto importante do modelo de melhoria contínua. A partir de uma boa sugestão de melhoria, pode surgir a necessidade de melhorar essa própria ideia. Portanto, as pessoas envolvidas nesse processo começam a participar de uma forma mais efetiva.
A reflexão começa a tomar conta das pessoas no sentido de evitar erros durante as fases de execução. Essa parte é por vezes a mais crítica durante a implementação de uma melhoria.
Todo esse processo e reflexão sobre uma ideia traz consigo o desejo intrínseco de conseguir os resultados esperados. E mais que isso, traz também a manutenção do engajamento de todos os envolvidos.
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A melhoria é mensurável e potencialmente replicável
Toda mudança por meio de uma melhoria de métodos e processos tem como objetivo maior trazer algum ganho. E para isso é fundamental que possamos medir o antes e o depois, para comprovar que a melhoria de fato trouxe os benefícios esperados.
E um grande benefício que uma melhoria contínua traz consigo, é o fato de a maioria delas poder ser replicável. Isso mesmo, o que se faz de melhoria comprovada em uma máquina ou equipamento, podemos fazer em outras. E isso não só em máquinas
Os 14 pontos de Deming
Para corroborar com a melhoria contínua também temos a importante contribuição, senão a mais relevante, de William Edwards Deming. Deming é amplamente reconhecido pela melhoria dos processos produtivos nos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial, sendo porém mais conhecido pelo seu trabalho no Japão (1950).
A base do trabalho de Deming é o controle de processos através do uso de ferramentas e técnicas estatísticas. Além do enfoque no controle de processo, Deming apresenta um programa composto de 14 pontos voltados para a melhoria do gerenciamento da qualidade.
Os 14 pontos, que resumem sua filosofia de Administração são:
Ponto 1: Criar uma constância de propósitos de aperfeiçoamento do produto e do serviço, a fim de torná-los competitivos, perpetuá-los no mercado e gerar empregos.
Ponto 2: Adotar uma nova filosofia onde a Administração deve despertar para o desafio, conscientizar-se de suas responsabilidades e assumir a liderança em direção à transformação.
Ponto 3: Acabar com a dependência de inspeção para a obtenção da qualidade.
Ponto 4: Acabar com a prática do negócio compensador baseado apenas no preço.
Ponto 5: Aperfeiçoar constante e continuamente todo o processo de planejamento, produção e serviço, com o objetivo de aumentar a qualidade e a produtividade e, consequentemente, reduzir os custos.
Ponto 6: Fornecer treinamento no local de trabalho.
Ponto 7: Adotar e estabelecer liderança com objetivo de ajudar as pessoas a realizar um trabalho melhor.
Ponto 8: Eliminar o medo.
Ponto 9: Quebrar barreiras entre departamentos. Os colaboradores dos diversos setores devem trabalhar em equipe.
Ponto 10: Eliminar slogans, exortações e metas dirigidas aos empregados.
Ponto 11: Eliminar padrões artificiais (cotas numéricas) para o chão de fábrica, a administração por objetivos (APO) e a administração através de números e metas numéricas.
Ponto 12: Remover barreiras que despojem as pessoas de orgulho no trabalho.
Ponto 13: Estabelecer um programa rigoroso de educação e auto aperfeiçoamento para todo o pessoal.
Ponto 14: Colocar toda a empresa para trabalhar de modo a realizar a transformação.
Conclusão
Fazer da melhoria contínua parte da cultura de uma empresa é uma abordagem excelente e econômica para enfrentar os desafios de uma Organização. Quando apoiados de forma sistemática, potencial uso das inovações tecnológicas e Empoderamento dos colaboradores, os resultados serão expressivos.
E também podem ser alcançados com maior rapidez e esse resultado se tornar sustentável ao longo do tempo. E para sustentar uma melhoria contínua podemos fazer isso minimizando os desperdícios no processo e criando um ambiente colaborativo.
Importante também fazer uso do ciclo PDCA durante todo esse processo e aplicar as ferramentas para identificar a causa raiz dos problemas identificados. Todo esse engajamento dos colaboradores, principalmente do chão de fábrica, trará uma alta estima para todos por entender que os bons resultados têm a participação direta deles.
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